"우리는 자동화가 너무 비싸다고 생각했습니다." 그런 다음 시도해 보았는데 이제 연간 $40,000를 절약할 수 있습니다.

나는 자동화가 사치라고 생각하곤 했습니다. 설치비를 보고 '아니요'라고 했어요. 월별 비용, 온보딩 작업, 교육을 살펴보았고 이로 인해 예산이 소진될 것이라고 생각했습니다. 우리 팀은 이미 바빴습니다. 우리는 동일한 이메일에 응답하고, 데이터를 직접 이동하고, 알림을 보내고, 계속해서 나타나는 작은 실수를 수정했습니다. 처음에 내가 눈치채지 못한 것은 모든 일을 손으로 하는 데 드는 숨겨진 비용이었습니다. 하나의 고객 주문이 완료되기 전에 4명의 사람을 거쳐야 완료될 수 있습니다. 한 번의 후속 조치가 누락되면 판매 손실이 발생할 수 있습니다. 잘못된 필드에 번호를 복사하면 환불, 지연 또는 화난 답변이 될 수 있습니다. 나는 소프트웨어를 피함으로써 돈을 절약할 수 있다고 생각했습니다. 실제로 우리는 노동, 스트레스, 오류로 인해 비용을 지불하고 있었습니다. 매일 반복되는 작업을 살펴보는 것부터 시작했습니다. 나는 간단한 목록을 만들었습니다. - 리드 응답 - 송장 알림 - 주문 상태 업데이트 - 내부 핸드오프 - 보고서 수집 그런 다음 각 작업에 대해 한 가지 질문을 했습니다. 사람이 이것을 매번 터치해야 합니까? 몇 가지 작업의 경우 대답은 '예'였습니다. 많은 사람들에게 대답은 '아니요'였습니다. 먼저 하나의 워크플로에서 자동화를 테스트했습니다. 새로운 리드가 들어오면 시스템은 이에 태그를 지정하고 응답을 보낸 후 적절한 사람에게 할당했습니다. 변경하기 전에 우리 팀은 받은 편지함을 확인하고 리드를 전달하는 데 많은 작은 에너지 블록을 소비했습니다. 변경 후 작업이 더 깔끔해졌습니다. 사람들은 “아직 답장한 사람 없나요?”라고 묻지 않았습니다. 그것만으로도 사무실 분위기가 확 바뀌었어요. 다음 단계는 송장 후속 조치였습니다. 자동화 이전에는 알림 메시지를 직접 보냈습니다. 일부 고객은 메시지를 늦게 받았습니다. 일부는 두 개를 받았습니다. 일부는 아무것도 얻지 못했습니다. 판매 문제는 아니었습니다. 프로세스 문제였습니다. 간단한 알림 흐름으로 문제를 해결했습니다. 시스템은 반복 작업을 처리했고 우리 팀은 실제 고객 질문에 집중할 수 있었습니다. 후속 조치 공백이 적다는 것은 지불 지연이 적다는 것을 의미합니다. 또한 보고 내용에도 변화가 있었습니다. 우리는 다양한 도구에서 숫자를 수집하여 시트에 복사하고 숫자가 일치하는지 확인하는 데 추가 시간을 소비했습니다. 그 일은 지루했고, 하루가 이미 꽉 차 있으면 실수하기 쉬웠습니다. 도구를 연결한 후에는 수동 작업이 훨씬 줄어들어 보고서가 작성되었습니다. 대시보드를 열어서 무엇이 움직이는지, 무엇이 느린지, 무엇이 주의가 필요한지 확인할 수 있었습니다. 그것이 바로 저축이 현실이 된 곳입니다. 우리는 첫날에 단 한 번의 큰 승리도 거두지 못했습니다. 우리는 작은 승리를 거두었습니다. 수작업이 줄어듭니다. 오류가 적습니다. 더 빠른 답변. 더 깨끗한 핸드오프. 초과 근무를 줄입니다. 놓친 기회가 줄어듭니다. 1년에 걸쳐 숫자를 합산해 보면 거의 40,000달러에 가까운 비용 절감 효과가 있었습니다. 나는 자동화를 마법의 해결책으로 여기지 않습니다. 프로세스가 이미 명확할 때 가장 잘 작동하는 도구라고 생각합니다. 작업 흐름이 지저분한 경우 자동화는 혼란을 더 빠르게 만들 뿐입니다. 그렇기 때문에 저는 항상 프로세스부터 시작하고 도구, 테스트부터 시작합니다. 내 조언은 간단합니다. 반복적인 작업을 하나 선택하세요. 지금 비용을 추적하세요. 소규모 자동화를 테스트해 보세요. 변화를 측정합니다. 도움이 된다면 단계적으로 확장해 보세요. 그렇지 않은 경우 소프트웨어를 더 추가하기 전에 작업 흐름을 조정하십시오. 나는 우리 같은 소규모 팀에게는 자동화가 너무 비싸다고 생각하곤 했습니다. 이제 실제 비용은 시스템이 처리할 수 있는 작업에 사람들을 묶어 두는 것이라고 생각합니다.

저는 자동화를 추가 비용으로 생각하곤 했습니다. 소프트웨어는 비싸 보였습니다. 설정에는 시간이 걸렸습니다. 팀은 새로운 단계를 배워야 했습니다. 첫날에는 돌아오는 모습을 볼 수 없어서 망설였습니다. 달라진 점은 간단했습니다. 나는 매주 반복되는 일을 세기 시작했다. 리드가 대답합니다. 후속 이메일. 송장 알림. 약속 업데이트. 내부 핸드오프. 상태를 확인합니다. 각 작업은 작아 보였습니다. 함께하는 데 몇 시간이 걸렸습니다. 그들은 또한 실수를 저질렀습니다. 부재중 응답은 리드 상실을 의미했습니다. 지연된 알림은 지불이 지연되었음을 의미합니다. 수동 업데이트는 팀의 누군가가 실제 작업을 중단하고 동일한 문제를 다시 수정해야 함을 의미했습니다. “자동화 비용은 얼마입니까?”라는 질문을 중단한 순간이었습니다. 나는 "매달 수동 작업 비용이 얼마나 듭니까?"라고 묻기 시작했습니다. 생각보다 대답이 높았다. 저는 제 사업에서 세 가지 분명한 문제를 보았습니다. - 너무 많은 작업을 수동으로 반복했습니다. - 응답 시간이 예상보다 느렸습니다. - 작은 오류가 계속 쌓여서 간단한 계획을 세웠습니다. 나는 모든 것을 한 번에 자동화하려고 노력하지 않았습니다. 반복하기 쉽고 측정하기 쉬운 작업을 선택했습니다. 내가 접근한 방법은 다음과 같습니다. 나는 바쁜 일을 매핑하고 반복해서 일어난 모든 작업을 기록했습니다. 큰 전략 작업은 아닙니다. 작은 일. 누가 매일 같은 메시지를 보내나요? 한 도구에서 다른 도구로 데이터를 복사하는 사람은 누구입니까? 같은 리드를 세 번이나 따라가는 사람은 누구입니까? 그 목록은 나에게 폐기물이 어디에 숨겨져 있는지 보여주었습니다. 나는 하나의 시스템으로 시작하여 명확한 시작점과 명확한 결과가 있는 하나의 워크플로우를 선택했습니다. 우리 팀의 경우 리드 후속 조치였습니다. 누군가 양식을 작성하면 시스템에서 즉시 빠른 응답을 보냈습니다. 또한 우리 영업팀을 위한 작업도 생성되었습니다. 아무도 다음 단계를 기억할 필요가 없었습니다. 아무도 나중에 메시지를 뒤져볼 필요가 없었습니다. 그 하나의 변화로 인해 놓친 리드가 빠르게 줄어들었습니다. 절약된 시간을 추적했는데 이 부분이 중요했어요. 나는 추측에 의존하지 않았습니다. 자동화 이전에 작업에 소요된 시간을 살펴본 다음 자동화 이후에 어떤 일이 발생했는지 살펴보았습니다. 프로세스가 하루 15분을 절약했다면 나는 그것을 월간 시간으로 바꿨습니다. 알림으로 인해 한 번의 늦은 결제 주기가 중단된 경우에도 이를 계산했습니다. 내가 그것을 합산했을 때 시스템은 더 이상 비용처럼 보이지 않았습니다. 월별 수익처럼 보였습니다. 수작업이 같은 곳에서 자주 실패하는 현상을 계속해서 수정했습니다. 필드가 잘못 입력되었습니다. 메시지가 잘못된 목록으로 전송되었습니다. 바쁜 하루를 보내고 나면 후속 조치가 잊혀집니다. 자동화는 이러한 약점을 제거하는 데 도움이 되었습니다. 그렇다고 해서 우리 팀의 유용성이 떨어지지는 않았습니다. 덕분에 우리 작업이 더욱 안정적이 되었습니다. 피할 수 있는 실수를 수정하는 데 소요되는 시간이 줄었습니다. 우리는 통화, 서비스, 거래 성사에 더 많은 시간을 보냈습니다. 나는 클라이언트 요청의 꾸준한 흐름을 처리하는 서비스 비즈니스에서 일한 작은 예입니다. 자동화 이전에는 소유자가 동일한 질문에 계속해서 답변하고 있었습니다. 또한 업무 시간 이후에 늦게 답변이 왔기 때문에 팀은 매달 몇 개의 리드를 잃었습니다. 자동 응답, 간단한 라우팅 규칙, 후속 조치를 위한 미리 알림 흐름을 설정했습니다. 멋진 것은 없습니다. 한 달 후, 구단주는 팀이 덜 서두르는 느낌을 받았다고 말했습니다. 그들은 하루 종일 메시지를 쫓지 않았습니다. 받은편지함을 더 효과적으로 제어할 수 있었고, 빠져나가는 리드도 줄었습니다. 많은 분들이 놓치고 있는 부분이 바로 이 부분입니다. 자동화는 돈을 벌기 위해 극적으로 보일 필요는 없습니다. 몇 가지 깨끗한 시스템으로 시간을 절약하고 리드를 보호하며 재작업을 줄일 수 있습니다. 이제 내 견해는 간단하다. 프로세스가 반복되면 검사해야 합니다. 어떤 작업이 많은 가치를 추가하지 않고 시간만 잡아먹는다면, 그 작업을 가장 먼저 자동화해야 합니다. 결과를 측정할 수 있으면 추적합니다. 이것이 바로 자동화가 "너무 비싸다"에서 "매월 수익을 낸다"로 바뀌는 이유입니다. 나는 아직도 도구에 돈을 쓴다. 저는 이러한 도구가 마찰을 제거하고 시간을 회복하며 수익을 지원하기를 기대합니다. 그 거래는 공정하다고 느껴집니다. 그리고 내 사업에서는 작업이 더 가벼워지고 숫자를 더 쉽게 볼 수 있게 되었습니다.

나는 자동화가 내 작업을 차갑고 기계적인 느낌으로 만들 것이라고 생각하곤 했습니다. 나는 또한 그것이 돌려주는 것보다 설정하는 데 더 많은 노력이 필요할 것이라고 걱정했습니다. 그래서 나는 일을 수동으로 유지했습니다. 그 선택은 처음에는 안전해 보였습니다. 또한 이는 우리 팀을 동일한 루프에 갇히게 했습니다. 동일한 작업을 반복하고, 동일한 질문에 답하고, 동일한 후속 조치를 추적하고, 동일한 작은 오류를 수정하는 것입니다. 진짜 문제는 일 자체가 아니었습니다. 계속 지는 시간이었죠. 인보이스가 세 개의 서로 다른 받은 편지함에 보관되어 있었고 고객 답변이 지연되었으며 우리 팀이 피할 수 있는 실수를 정리하기 위해 늦게까지 머물렀던 일주일이 기억납니다. 극적인 방식으로 깨진 것은 없습니다. 모든 것이 느리고, 지저분하고, 피곤했습니다. 그것이 제가 자동화를 기술 트렌드로 취급하는 것을 멈추고 단순한 비즈니스 도구로 취급하기 시작한 시점이었습니다. 나는 모든 것을 자동화하려고 노력하지 않았습니다. 저는 우리를 가장 힘들게 하는 부분을 골랐습니다. • 반복적인 데이터 입력 • 리드 라우팅 • 청구서 알림 • 기본 후속 이메일 • 주간 보고 그 선택은 우리의 일상 업무를 빠르게 변화시켰습니다. 작은 예가 눈에 띕니다. 자동화 이전에는 팀원 한 명이 매일 아침 새로운 리드를 확인하고 세부 정보를 시스템에 복사하여 적절한 사람에게 보내는 데 많은 시간을 보냈습니다. 쉬운 작업이었지만 몇 시간이나 걸렸습니다. 간단한 워크플로를 설정한 후 리드는 스스로 이동해야 하는 곳으로 이동했습니다. 우리 팀은 관리 업무 대신 실제 대화에 집중할 수 있었습니다. 또 다른 예는 청구에서 나왔습니다. 우리는 알림 이메일을 하나씩 보내곤 했습니다. 일부는 늦게 나갔다. 일부는 놓쳤습니다. 일부는 매달 동일한 편집이 필요했습니다. 자동화된 알림 흐름을 설정한 후에는 프로세스가 안정적으로 진행되었습니다. 빠져 나가는 일이 줄어 들었습니다. 앞뒤로 덜 이동합니다. 스트레스가 적습니다. 여기서부터 비용 하락이 나타나기 시작했습니다. 초과 근무를 줄였습니다. 우리는 수동 실수를 줄였습니다. 우리는 수익을 창출하지 못하는 일상적인 업무에 더 적은 시간을 소비했습니다. 1년 동안 이러한 변경으로 인해 운영 비용이 약 40,000달러 절감되었습니다. 사업마다 다르기 때문에 그 숫자에 주의하고 싶습니다. 귀하의 결과가 우리의 결과와 일치하지 않을 수 있습니다. 제가 말할 수 있는 것은 소프트웨어가 반복해서 수행할 수 있는 작업을 사람들에게 지불하는 것을 중단한 순간부터 그 숫자가 이해되기 시작했다는 것입니다. 이제 내 견해는 간단하다. 자동화는 사람을 대체하는 것이 아닙니다. 사람들에게 더 나은 일을 제공하는 것입니다. 지루한 작업에 에너지가 덜 소모되면 팀은 고객 통화, 문제 해결 및 후속 조치를 위한 더 많은 공간을 갖게 됩니다. 그 변화는 대부분의 소유자가 기대하는 것보다 더 중요합니다. 다시 시작하더라도 동일한 경로를 택할 것입니다. • 매주 반복되는 작업 매핑 • 가장 많은 시간을 낭비하는 단계 찾기 • 한 번에 하나의 프로세스 자동화 • 더 추가하기 전에 결과 확인 • 가장 중요한 부분에 인간적 손길 유지 마지막 부분이 중요합니다. 고객이 실제 답변을 필요로 할 때에도 저는 개입합니다. 나는 여전히 중요한 세부 사항을 검토합니다. 나는 여전히 판단이 중요한 곳에 참여하는 사람을 원합니다. 자동화는 팀처럼 행동할 때가 아니라 팀을 지원할 때 가장 잘 작동합니다. 자동화에 대해 너무 오랫동안 망설였습니다. 그 망설임으로 인해 우리는 시간과 에너지, 돈을 잃었습니다. 공정하게 테스트한 결과 작업 흐름이 더 깨끗해지고 오류가 줄어들었으며 연간 비용도 낮아졌습니다. 내 사업에 있어서 그것은 충분한 증거였습니다. 더 자세히 알고 싶으십니까? 링한에게 연락주세요: 1030994403@qq.com/WhatsApp 15335320876.

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